Elektronik belge kullanımının yaygınlaşmasıyla birlikte birçok işletme için e-fatura artık sadece bir seçenek değil, zorunlu bir uygulama hâline gelmiştir. Hem vergi daireleri hem de işletmeler için ciddi kolaylık sağlayan bu sistem, kağıt fatura döneminden dijital fatura dönemine geçişi ifade eder. Peki e-fatura mükellefi tam olarak ne anlama gelir ve bir işletme nasıl e-fatura kullanıcısı hâline gelir? Aşağıda bu süreci tüm ayrıntılarıyla inceleyen kapsamlı bir rehber bulabilirsiniz.
E-Fatura Mükellefi Nedir?
E-fatura mükellefi, faturalarını kağıt ortamında değil Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sağlanan elektronik sistem üzerinden düzenleyen ve alan mükellefleri ifade eder.
Bu firmalar:
- Faturalarını dijital ortamda oluşturur
- Alıcıya elektronik olarak iletir
- Faturaları sistem üzerinden saklar
- GİB’in standartlarına uygun şekilde kayıt altına alır
E-fatura mükellefiyeti, şirketin ya isteğe bağlı olarak bu sisteme geçmesiyle ya da belirli şartları sağlaması nedeniyle zorunlu tutulmasıyla başlar.
Kimler E-Fatura Mükellefi Olmak Zorundadır?
Belirli ciro limitlerini aşan veya belirli sektörlerde faaliyet gösteren işletmelerin e-fatura sistemine geçmesi zorunludur.
Güncel düzenlemelere göre e-fatura geçiş zorunluluğu şu gruplar için geçerlidir:
1. Ciroya Göre Geçiş Zorunluluğu
Aşağıdaki yıllık brüt satış hasılatı kriterlerini karşılayan işletmeler e-fatura kullanmak zorundadır:
- Belirli yıl için geçerli olan ciro limitini aşan tüm işletmeler
- Hem şahıs hem sermaye şirketleri kapsam dahilindedir
- Ciro limiti her yıl Gelir İdaresi tarafından güncellenir ve kapsam genişletilir.
2. Sektörel Zorunluluklar
Cirodan bağımsız olarak bazı sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler otomatik olarak e-fatura mükellefi kabul edilir. Bu sektörler genel olarak:
- Akaryakıt ürünleri satışı
- Maden sektöründe belirli faaliyetler
- Komisyoncu veya tüccar olarak sebze-meyve ticareti
- Şehirlerarası yolcu taşımacılığı
- İnşaat, enerji ve bazı yüksek riskli iş kolları
gibi alanları kapsar.
3. E-Ticaret Faaliyetleri
Online satış yapan ve belirlenen ciro limitlerini geçen işletmeler için e-fatura zorunludur.
Bu kapsam şunları içerir:
- E-ticaret platformlarında satış
- Kendi web sitesinden yapılan satışlar
- Online pazaryeri işletmeciliği
- Sanal mağaza faaliyetleri
E-ticaret işletmeleri için zorunluluklar her yıl genişletilmektedir.
E-Fatura Mükellefi Olmanın Avantajları
E-fatura kullanımı sadece zorunluluk değil, işletmeler için önemli avantajlar da sunar:
- Faturalar saniyeler içinde düzenlenir ve gönderilir
- Kargo veya posta masrafı ortadan kalkar
- Muhasebe kayıtları hızlanır
- Hatalı fatura riski azalır
- Arşivleme maliyeti yoktur
- İşletme süreçleri dijitalleşir
- Mali tablo ve raporlar daha hızlı oluşturulur
Bu nedenle çoğu işletme ciro limiti aşağıda kalsa bile gönüllü geçiş yapmayı tercih eder.
E-Fatura Mükellefi Nasıl Olunur?
E-fatura sistemine geçiş için izlenmesi gereken süreç belirli standartlara bağlıdır. Aşağıdaki adımlar, sisteme sorunsuz geçiş yapmak isteyen işletmeler için rehber niteliğindedir.
1. Mali Mühür veya Elektronik İmza Temini
Sermaye şirketleri için mali mühür,
şahıs şirketleri için elektronik imza (e-imza) gereklidir.
Mali mühür TÜBİTAK-Kamu SM üzerinden başvurularak alınır.
E-imza ise birçok özel sağlayıcıdan hızlıca temin edilebilir.
2. GİB E-Fatura Başvuru Formu Doldurma
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi sitesi üzerinden e-fatura başvurusu yapılır. Başvuru sırasında:
- Mühür/İmza doğrulaması
- Firma bilgileri
- Yetkili bilgileri
sisteme işlenir ve başvuru tamamlanır.
3. Kullanım Yönteminin Seçilmesi
E-fatura sistemine geçişte üç ana kullanım yöntemi bulunur:
- GİB Portal kullanım
- Özel entegratör kullanımı
- Entegrasyon yöntemi (ERP yazılımı bağlantısı)
Küçük işletmeler genellikle portalı tercih ederken, orta ve büyük ölçekli şirketler özel entegratörleri tercih eder.
4. E-Fatura Profil Tanımı ve Aktivasyon
Başvuru onaylandıktan sonra sistemde firma profili oluşturulur ve e-faturalar düzenlenmeye hazır hâle gelir. Bu aşamada:
- Fatura senaryosu (temel/ticari)
- Kullanıcı profili
- Firma unvanı ve NACE kodları
ilgili yerlere işlenir.
5. Sistem Testi ve İlk Fatura Düzenleme
Kullanıcı sistemi tanıdıktan sonra ilk e-faturasını kesebilir.
Tüm fatura süreçleri GİB kontrolünden geçtikten sonra aktif kullanım başlar.
E-Fatura Mükellefi Olmayanlar Fatura Kesebilir mi?
Limit altında kalan ve zorunluluğu bulunmayan işletmeler, kağıt fatura veya e-arşiv fatura düzenleyebilir.
Ancak online satış yapan işletmeler için belirli tutar üzerindeki satışlarda e-arşiv zorunlu hâle gelebilir.
E-Fatura Mükellefiyeti Kontrolü Nasıl Yapılır?
Bir işletmenin e-fatura mükellefi olup olmadığını kontrol etmek için GİB’in resmi sorgulama ekranı kullanılabilir.
Bu ekranda:
- Firma unvanı
- VKN / TCKN
girildiğinde işletmenin e-fatura kaydı görüntülenir.
Sonuç
E-fatura mükellefiyeti, ticari süreçlerin dijitalleşmesi açısından Türkiye’nin en önemli dönüşümlerinden biridir. Belirli ciro sınırlarını aşan veya riskli sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için zorunlu hâle gelirken, gönüllü geçiş yapan işletmeler için de önemli avantajlar sunmaktadır. Doğru başvuru adımları izlendiğinde hem ekonomik hem operasyonel açıdan işletmelere ciddi kolaylık sağlar.