Türkiye’de ticari hayata başlamayı planlayan pek çok girişimci, şahıs şirketlerinin hangi kimlik numarasıyla işlem yaptığını merak eder. Özellikle e-fatura, e-arşiv, POS başvuruları ve banka hesap açılışlarında bu ayrım kritik önem taşır. Gerçek kişiler için kullanılan T.C. Kimlik Numarası (TCKN) ile tüzel kişiler için kullanılan Vergi Kimlik Numarası (VKN) arasındaki fark belli olsa da, şahıs şirketleri bu iki yapının tam ortasında yer alır. Bu nedenle hangi numaranın geçerli olduğu genellikle karıştırılır.
Aşağıda, güncel mevzuata ve e-belge altyapısına göre şahıs işletmelerinin kullanması gereken kimlik numarası tüm yönleriyle açıklanmaktadır.
Şahıs Şirketleri İçin Geçerli Kimlik Numarası Hangisi?
Şahıs şirketlerinde ayrı bir Vergi Kimlik Numarası verilmez.
İşletme sahibi olan gerçek kişinin TCKN’si aynı zamanda işletmenin vergi kimlik numarası olarak kullanılır.
Yani şahıs şirketlerinde:
TCKN = VKN işlevi görür.
Bu durum Gelir İdaresi Başkanlığı’nın uzun yıllardır uyguladığı kuraldır ve yeni mevzuatlarla da uyumludur.
Neden Ayrı VKN Verilmez?
Şahıs şirketinin hukuki varlığı, onu kuran gerçek kişiden bağımsız değildir.
Bu nedenle:
- Vergi sorumluluğu
- Ticari borçlar
- SGK yükümlülükleri
- Bankacılık işlemleri
- E-belge süreçleri
doğrudan işletme sahibinin kişisel TCKN’sine bağlı şekilde yürütülür.
Bu yapı, limited veya anonim şirketlerden en büyük farktır; çünkü o şirketlerde vergi kimliği tüzel kişiye özgü olup VKN üzerinden yürütülür.
Yeni Mevzuatlar Şahıs Şirketlerini Nasıl Etkiliyor?
Son yıllarda elektronik belge kullanımının yaygınlaşmasıyla birlikte şahıs işletmelerinin kimlik numarası kullanımı yeniden gündeme gelmiştir. Ancak sistemsel yapılanmalar TCKN kullanımını destekleyecek şekilde tasarlanmıştır.
1. E-fatura ve E-Arşiv Süreçlerinde Durum
Şahıs şirketleri:
- Sisteme TCKN ile tanımlanır,
- E-fatura kullanıcı listesinde TCKN ile görünür,
- Dijital belgelerde TCKN vergi numarası olarak yer alır.
Herhangi bir e-belge sistemi için ayrı bir VKN oluşturulmaz.
2. E-Defter ve E-İrsaliye Süreçleri
E-defter ya da e-irsaliye kullanımı zorunlu hâle gelen şahıs işletmelerinde başvuru yine TCKN ile yapılır.
Defter beratı ve mali mühür tanımları da aynı şekilde TCKN üzerinden gerçekleştirilir.
3. e-Mükellefiyet ve Vergi Beyannameleri
Gelir İdaresi’nin dijital platformlarında (İnteraktif Vergi Dairesi vb.) şahıs işletmesi sahibi kendi TCKN’siyle giriş yapar.
İşletmeye ait tüm vergi beyannameleri TCKN’ye bağlı olarak gönderilir.
Bankalar ve POS Başvurularında Hangi Numara Kullanılır?
Şahıs işletmeleri banka nezdinde genellikle şu şekilde değerlendirilir:
- TCKN kimlik numarası olarak kullanılır.
- Hesap türü “ticari hesap” olarak açılır.
- POS, sanal POS ve kredi başvuruları TCKN üzerinden yapılır.
Bankalar, şahıs şirketinin risk ve sorumluluklarını doğrudan işletme sahibi gerçek kişiye yüklediği için VKN kullanılmaz.
Vergi Dairesi Kayıtları Nasıl Görünür?
Vergi dairesi sisteminde şahıs şirketleri şöyle kayıt edilir:
- Mükellef tipi: Gerçek kişi
- Vergi numarası: TCKN
- İş yeri türü: Şahıs işletmesi
- Faaliyet kodu: NACE kodu (şirket faaliyet alanı)
Bu kayıtlar hem denetim süreçlerinde hem vergi hesaplamalarında temel alınır.
TCKN Kullanımının Avantajları
Şahıs şirketlerinde TCKN’nin hem kişisel hem ticari kimlik olarak kullanılmasının pratik bazı avantajları vardır:
- Ek belge ya da ayrı numara talep edilmez
- Başvurular daha hızlı sonuçlanır
- E-belge sistemlerine giriş kolaydır
- Kimlik doğrulama süreçleri sadeleşir
- Yanlış numara kullanım riski azalır
Özellikle yeni girişimciler için bu sade yapı büyük kolaylık sağlar.
TCKN Kullanımının Dezavantajları
Her ne kadar pratik olsa da şahıs işletmelerinde TCKN’nin tek numara olması bazı riskleri de beraberinde getirir:
- Ticari borçlardan işletme sahibi şahsen sorumlu olur
- Kredi değerlendirmeleri doğrudan kişinin bireysel riskine yansır
- Muhasebe ve ticari kayıtlar kişisel kimlikle iç içedir
- Alacaklılar doğrudan gerçek kişiye yönelir
Bu nedenle daha yüksek hacimli işletmeler genellikle limited veya anonim şirket kurmayı tercih eder.
Sonuç
Şahıs şirketleri ayrı bir Vergi Kimlik Numarası kullanmaz. İşletme sahibinin TCKN’si hem kişisel kimlik hem de vergi kimlik numarası olarak geçerlidir. E-fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-defter, POS başvuruları, banka işlemleri ve vergi dairesi kayıtları dâhil tüm ticari süreçler TCKN üzerinden yürütülür.
Bugünkü mevzuat ve dijital sistemler bu yapı üzerine kuruludur ve yeni düzenlemeler de bu yaklaşımı değiştirmemektedir. Girişimciler için, özellikle ilk yıllarda bu sade model ciddi kolaylık sağlar.